Как обменяться договорами в электронном виде

21.07.2021 16:00:00

Сейчас будет сложная, но информативная статья!
Для многих наших клиентов, да и для нас самих очень актуально отказаться от договоров на бумаге.

После долгих обсуждений мы пришли к следующему:
1. Законодательство признаёт 100% только договоры, подписанные усиленной квалифицированной ЭЦП. Это те ЭЦП, которые мы получаем для обмена с налоговой и для участия в торгах через уполномоченные удостоверяющие центры. Только такая ЭЦП приравнивается к собственноручной без оговорок.
Обмениваться такими договорами можно через операторов связи типа СБИС или Диадок. Либо с помощью специальных плагинов прикреплять подпись прямо на документы типа Word, Excel, PDF и отправлять друг другу по электронной почте.
Оба варианта, как правило, платные. И не все наши контрагенты готовы с этим заморачиваться.

2. Подписывать документы с помощью усиленной неквалифицированной ЭЦП. То есть оформленной в центрах, не являющихся уполномоченными. Эту схему, к примеру, применяют банки в банк-клиентах или компании для электронного обмена с работниками.
Плюсы: можно найти бесплатно, онлайн и без личной идентификации (вашу личность должны проверить).
Минусы: сначала контрагенты должны подписать между собой (очень желательно на бумаге) соглашение об электронном документообороте. И контрагенты, опять же, готовы к ней не все.

3. Самый удобный, но не безупречный для суда — обменяться сканами договоров по email.
Наличие логина и пароля от почты тоже являются признаками ЭЦП (только простой, не усиленной). Нужно только прописать в договоре, что стороны признают электронный обмен с конкретных адресов.
Плюсы: очевидные — простота и удобство.
Минусы: суд может не признать договор, однако в целом практика складывается положительная.

В итоге наш вывод: обмениваться сканами договоров можно, если соблюсти все тонкости, и взвесить риски.
Для потенциально проблемных контрагентов лучше подстраховаться обменом документами на бумаге.