Прямая линия с бухгалтером: полезные советы для тех, кто открыл свое дело

В рамках проекта «Женское дело» сайт Wday.ru собрал вопросы читателей о финансовых нюансах, которые нужно знать, открывая собственное дело, и задал их профессиональному бухгалтеру.

— Как выбрать налоговый режим для ИП, от чего это зависит?

— Выбирая налоговый режим, мы стремимся достичь двух целей: минимизировать наши налоги, а также расходы на ведение бухгалтерии.

Для ИП применяются те же режимы, что и для организаций (общий режим, упрощенная система налогообложения, ЕНВД, единый сельскохозяйственный налог). Дополнительно, только для ИП, применяется патентная система налогообложения.

На общем режиме, когда вы являетесь плательщиками НДС, налоговая нагрузка почти всегда выше (но есть нюансы), поэтому, выбирая налоговый режим, сначала нужно примерить на себя льготные режимы налогообложения: ЕНВД, патент, упрощенка 6%, упрощенка 15%, сельхозналог.

Выбор режима зависит от многих факторов, вот основные.

Вид деятельности (патент, сельхозналог и ЕНВД подходят только для определенных видов деятельности; при этом ЕНВД не применяется в Москве и с 2021 года будет отменен на всей территории России).
Готовы ли ваши клиенты покупать у вас без НДС (если готовы, скорее всего, вам выгодно отказаться от общего режима налогообложения).
Какой ожидается размер выручки (если больше 150 млн в год, тогда патент и упрощенку применить нельзя и общий режим — это практически единственная альтернатива; для патента лимит по выручке ограничен в 60 млн рублей в год).
Сколько у вас планируется сотрудников (ограничение на упрощенке — до 100 сотрудников, на патенте — до 15 сотрудников).
Уровень доходности (например, при высоком уровне доходности и низких издержках может быть выгодно выбрать упрощенку 6%, при низкой рентабельности выбираем режимы, где налог платится с разницы между доходами и расходами).

Самостоятельно вычитывать налоговое законодательство я не рекомендую (слишком уж сложно, можно запутаться или упустить важную информацию). В более доступной форме о налогах можно прочитать на официальном сайте ФНС России, в том числе найти там калькулятор по выбору системы налогообложения. Еще один мой любимый способ — загуглить в интернете и посмотреть, какие режимы используют предприниматели в аналогичных вашей сферах деятельности. И уже после этого изучить особенности этих режимов или получить консультацию у грамотного бухгалтера (последний вариант мне нравится больше всего).

— Какие основные типы отчетов бывают у ИП и в каких случаях они не нужны? Как и когда нужно их сдавать?

— Система отчетности зависит от выбранного режима налогообложения. При некоторых вариантах требуются полный учет доходов и расходов и ежемесячная сдача отчетности, а при некоторых можно вообще ничего не сдавать. Поэтому налоговый режим влияет не только на налоговую нагрузку вашего бизнеса, но и на стоимость услуг бухгалтера (чем меньше отчетов, тем ниже стоимость).

Я опишу вам кратко систему отчетности на доходы для разных налоговых режимов для случаев, когда у вас нет трудоустроенных сотрудников.

Патент. Ничего не сдаем, кроме заявления в налоговый орган о приобретении патента. Можно приобретать на период от 1 до 12 месяцев в течение года.

ЕНВД. Ежеквартально сдаем декларацию в налоговый орган. Учет доходов и расходов можно не вести. Налог платится ежеквартально.

Упрощенка 6% или 15%. Декларация сдается один раз в год, но нужно вести учет доходов (и расходов для упрощенки 15%), рассчитывать и уплачивать налог ежеквартально.

Общий режим налогообложения (уплачивается НДС). Отчетность сдается ежеквартально, налоги уплачиваются ежеквартально, обязательно ведется учет доходов и расходов и учет операций по НДС.

Если в штате есть сотрудники, в любом случае сдается ежемесячная отчетность по заработной плате в Пенсионный фонд, а также ежеквартальная — в налоговые органы и Фонд социального страхования. Без бухгалтера с этими отчетами, на мой взгляд, разобраться довольно сложно.

Кроме отчетности на доходы и зарплату бывают еще налоги (и отчеты) на землю, транспорт и имущество, по ним также нужно отчитываться, и для разных налоговых режимов могут быть разные правила.

В основном сроки сдачи отчетности, как и уплаты налогов, устанавливаются с 10-го по 30-е число месяца, следующего за отчетным кварталом.

Способов сдать отчетность сейчас много: представить лично, отправить почтой, подписать электронной цифровой подписью и отправить через личный кабинет на сайте налоговой (или через специальную программу), заключить договор с бухгалтерской фирмой и отправлять отчеты через нее. Мне варианты с отправкой в электронном виде кажутся самыми удобными, нужно только выбрать наиболее приемлемый по цене вариант.

— Как правильно организовать бухгалтерию в своем бизнесе, если ты в этом совсем не разбираешься?

— Серьезный вопрос, заслуживающий, наверное, полноценного семинара. Я изложу несколько тезисов, исходя из личной практики работы с клиентами.

Руководитель бизнеса должен иметь хотя бы общее представление о том, что такое бухучет, какие бывают налоги и налоговые режимы, как формируются финансы предприятия. Если таких знаний нет, нужно вникать в эти вопросы по мере ведения бизнеса, нельзя пускать их на самотек.
Еще до момента организации бизнеса нужно определиться с налоговым режимом и рассчитать будущую налоговую нагрузку исходя из планируемой выручки. Очень часто бывает, что начисленные налоги съедают всю заработанную предпринимателем прибыль, что становится для него неприятным сюрпризом.
Самостоятельно разобраться во всех тонкостях учета и отчетности без специального образования сложно, и это займет массу времени и нервов, поэтому я за то, чтобы отдать эту функцию профессионалам, но контроль оставить за собой.
Если у вас стартап и бюджет очень ограничен, лучше потратиться на консультацию у грамотного налогового консультанта и заключить договор с профессиональной бухгалтерской фирмой. При этом сразу можно обозначить задачу экономии средств и взять на себя часть простых функций (проведение платежей, сбор документов, подготовку первичных документов), а более сложные оставить за квалифицированным бухгалтером. Потому что ошибки в учете могут обходиться дороже, чем экономия на бухгалтере.

— Если мне нужно снять со счета компании некоторую сумму денег наличными на текущие нужды — канцтовары, оплату хозяйственных работ, как это отражать в документах?

— Если речь идет о снятии денег именно в компании, например, в ООО, то данная операция специальным образом отражается в документах компании и в бухгалтерском учете. Как правило, через выдачу денежных средств под отчет.

Если вы снимаете денежные средства со счета наличными по чековой книжке, в чеке можно прописать назначение платежа: «Хозяйственные нужды». Если по бизнес-карте, то назначение платежа пропишет ваш бухгалтер при проведении в бухгалтерской программе выписки с расчетного счета. После этого в бухгалтерском учете денежные средства будут числиться у вас в подотчете. Это означает, что вы должны эти деньги своей компании (дебиторская задолженность) до тех пор, пока не представите бухгалтеру подтверждающие расходы документы — авансовый отчет и прочие (кассовые и товарные чеки, акты выполненных работ, товарные накладные и т. п.).

Если нужно оплатить работы физическим лицам, то проще сначала внести снятые денежные средства в кассу предприятия (физической кассы при этом может и не быть, но по документам в учете это отражается именно так), а потом из кассы выплатить необходимые суммы по расходным кассовым ордерам. Только не забудьте, что расчеты с физическими лицами по договорам подряда облагаются налогами и взносами почти так же, как и заработная плата сотрудников.

Если речь идет о снятии наличных для ИП, здесь все гораздо проще. ИП не обязан отчитываться перед налоговой о снятии наличных и может расходовать их на любые цели. Достаточно в назначении операции указать «На личные нужды» или «Доходы после уплаты налогов».

Однако снятие крупных наличных сумм (свыше 500 тыс. рублей) может заинтересовать службу финансового мониторинга банка в рамках законодательства о финансировании терроризма (115-ФЗ), и тогда придется отчитываться о характере снимаемых сумм уже перед банком.

— Если из-за карантина мы фактически не получали прибыль, а зарплату сотрудникам выплачивали, а в итоге квартальный отчет получился убыточный, примет ли его налоговая?

— Конечно примет. Если речь идет об общем режиме налогообложения, действительно, налоговые органы не очень любят отчеты с убытками, потому что они подлежат дополнительному контролю. Поэтому, скорее всего, от вас потребуется пояснительная записка по факту возникновения убытков.

Убытки в отчетном квартале не обязательно означают убытки по итогам года или наличие непогашенных долгов перед налоговыми органами и иными кредиторами. Однако, если такие есть, вам лучше заранее оценить свои риски и изучить закон № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)» от 26 октября 2002 года.

— Заключен договор ГПХ с сотрудником до конца года. По факту его услуги уже несколько месяцев не оказываются, деньги мы ему, соответственно, не платим. Нужно ли в этом случае все равно включать его в отчетность для Пенсионного фонда?

— На мой взгляд, не нужно. Согласно п. 1 ст. 420 НК РФ, объектом налогообложения взносами являются выплаты и иные вознаграждения, в том числе по гражданско-правовым договорам. Факт оказания услуги по гражданско-правовому договору обычно подтверждается актом оказания услуг. Если услуги, несмотря на наличие договора, фактически не оказывались, то есть и акты оказанных услуг, и выплаты отсутствуют, то нет и объекта налогообложения, который следует отразить в отчетности.

— Законно ли выдать сотруднику зарплату наличными? Какие дополнительные документы при этом нужны?

— Абсолютно законно, только если это не бюджетное учреждение и если ваш работник не иностранный гражданин. При этом сотрудник должен быть согласен с выплатой в наличной форме. Потому что по смыслу ст. 136 Трудового кодекса РФ и исходя из судебной практики большинство экспертов считают, что право выбора способа получения заработной платы принадлежит именно работнику, то есть выплата заработной платы должна производиться удобным для него способом.

Кроме того, эксперты по трудовому праву считают, что по умолчанию зарплату надо выдавать наличными. Иными словами, если от работников не поступало никаких заявлений, организация обязана выдавать зарплату через кассу.

Начисление и выдача заработной платы отражаются в одной ведомости по форме № Т-49 «Расчетно-платежная ведомость» или в двух ведомостях по формам № Т-51 «Расчетная ведомость» и № Т-53 «Платежная ведомость». На общую сумму выданной наличными заработной платы оформляется расходный кассовый ордер.

— Когда стоит брать штатного бухгалтера, а когда достаточно человека на удаленке?

— На данный вопрос нет однозначного ответа. Все зависит от конкретных условий ведения бизнеса, а также удобства для руководителя. Технологии и автоматизация сейчас таковы, что на удаленке можно выполнять любую бухгалтерскую работу. При этом аутсорсинг часто обходится дешевле, предоставляет более квалифицированных специалистов, а также финансовые гарантии в случае наличия пеней и штрафов.

В пользу штатного бухгалтера говорят скорее сложившиеся на предприятии традиции. В малом бизнесе руководители иногда предпочитают взять бухгалтера в штат и нагрузить его дополнительными функциями — секретаря, кадровика, офис-менеджера и даже юриста. Определенная логика в этом есть, хотя это не всегда эффективно. Для растущего бизнеса удобной может быть схема, когда в штат берется бухгалтер для работы с первичными документами (и другой бумажной работы), а функции главного бухгалтера передаются на аутсорсинг. Многие клиенты сотрудничают с нами по такой схеме, и она оправдывает себя.

— Какие вопросы задать бухгалтеру при приеме на работу, чтобы понять, что он разбирается в вопросе?

— Конечно, без специальных знаний оценить бухгалтера очень трудно. У себя в компании мы постоянно пробуем разные варианты: просим пройти бухгалтерские тесты либо выполнить конкретное практическое задание (например, заполнить платежные поручения на налоги). У вас притом могут быть заготовлены ответы для проверки. Для меня важными с точки зрения профессионализма являются еще два момента.

Положительные рекомендации с предыдущего места работы.
На собеседовании бухгалтер должен задавать вопросы о вашем бизнесе, особенно если это бухгалтер в единственном лице или главный бухгалтер. Чем больше вопросов и желания вникнуть в суть происходящих на предприятии процессов, тем больше вероятность, что бухгалтер является экспертом и не боится показать, что он чего-то не знает.

— Если мое ИП временно приостановило деятельность, должна ли я сдавать за этот период какие-то отчеты? Если да, то какие?

— Для ИП, приостановившего свою деятельность, сдаются те же отчеты, которые он сдавал раньше для выбранного им налогового режима. Для патента отчетность в принципе не предусмотрена. По ЕНВД сдается отчетность и оплачиваются налоги в том же объеме. Чтобы уменьшить платежи, можно временно сняться с учета в качестве плательщика ЕНВД. На упрощенке и общем режиме сдается отчетность с нулевыми показателями.

— Можно ли брать сотрудника на полставки и в этом случае платить ему 0,5 МРОТ? Или это незаконно?

— Да, можно, и в Трудовом кодексе РФ нет ограничений по этому поводу. Однако, если работник фактически работает у вас полный рабочий день, а официально трудоустроен на полставки, это будет считаться уклонением от уплаты налогов. Выявляются такие факты обычно по жалобе самого сотрудника в трудовую инспекцию либо по результатам анализа представленной вами отчетности с низкими средними показателями для вашей отрасли.

— Что такое бухгалтерский аудит, для чего он проводится и нужен ли он небольшим компаниям? Если да, то в каком случае?

— Бухгалтерский аудит бывает обязательным в силу закона (например, для кредитных и страховых организаций, для акционерных обществ, профессиональных участников рынка ценных бумаг, для организаций с выручкой более 400 млн рублей в год и/или стоимостью активов баланса более 60 млн рублей и многих других) и добровольным, то есть проводимым по инициативе руководства компании.

В малом бизнесе, по моему опыту, добровольный аудит проводится нечасто, однако он может быть очень полезным. Он позволяет оценить качество работы и профессионализм бухгалтера, выявить и своевременно исправить системные ошибки в учете, оценить риск доначисления налогов, штрафов и пеней при выездной налоговой проверке и каковы вообще риски проведения такой проверки в организации.

Я бы рекомендовала проводить такой аудит с периодичностью не реже чем раз в три года (а лучше ежегодно) прежде всего для ИП и организаций на общей системе налогообложения.

А также он может быть очень полезен на упрощенной системе налогообложения и для компаний, которые планируют привлекать заемные (кредитные) средства или иных инвесторов. Веский повод для аудита — уход или смена бухгалтера, наличие периодических блокировок расчетных счетов по причине несвоевременной сдачи отчетности, доначисление пеней и штрафов. Идеальное время для такого аудита — май, июнь, период после сдачи годовой бухгалтерской и налоговой отчетности.

—В каких случаях работникам выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск?

— Компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается при увольнении работника в случае, если положенный ему отпуск не был использован в полном объеме.

Если работник продолжает работать в данной организации, компенсация неиспользованного отпуска продолжительностью до 28 календарных дней денежными выплатами запрещена (ст. 126 ТК РФ).

— Что входит в средний заработок сотрудника, а что нет (оплата больничных, декретные и т. д.)?

— Средний заработок используется бухгалтерами для расчета многих выплат: отпускных, командировочных, компенсаций за неиспользованный отпуск.

Порядок расчета среднего заработка для всех случаев, предусмотренных Трудовым кодексом РФ, определяется Постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 года № 922.

Общая формула для расчета выглядит так: средний заработок = все выплаты по зарплате суммарно (с учетом исключений) / количество отработанных дней за последние 12 календарных месяцев.

Например, выплаты работнику за период с 1 июля 2019 года по 30 июня 2020 года составили 600 000 рублей, при этом отработал он 205 дней. Соответственно, 600 000 / 205 = 2926,83 руб. составляет его средний заработок.

В расчет входят все выплаты по зарплате, в том числе надбавки и премии, минус выплаты социального характера (пособия, материальная помощь, оплата проезда). Больничные и декретные в состав среднего заработка не входят, соответственно, дни больничных и декретных в расчет также не включаются.

Отмечу, что средний заработок для расчета пособия по безработице и справки в службу занятости рассчитывается по другой методике (в частности, для размера пособия в расчет берутся только последние три месяца работы). Методика определена Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 12 августа 2003 года № 62.

— Работнику неправильно начислили зарплату с переплатой. Как вернуть эту сумму и оформить документы, чтобы у налоговой не возникло вопросов?

— Сразу скажу, что возврат переплаты работнику — процедура непростая даже для опытного бухгалтера. И вопросы здесь могут возникнуть не только у налоговых органов (по содержанию данных в отчетности), но и у трудовой инспекции.

Обозначу основные моменты.

Работодатель имеет право взыскать переплату по ст. 137 ТК РФ в следующих случаях:

• если была допущена счетная ошибка бухгалтера (при этом далеко не все ошибки можно отнести к этой категории);
• если доказана вина работника при невыполнении норм труда;
• если неправомерные действия работника признаны судом.

В остальных случаях (в том числе, если ошибочно выдали сотруднику премию в большем размере, или начислили отпуск за большее количество дней, или дважды выплатили зарплату вместо одного раза) взыскать переплату нельзя. Однако это не лишает вас права просить работника вернуть переплату добровольно или пытаться взыскивать ее через суд. Если сотрудник уволен, поступаем аналогично.

Если право на взыскание переплаты у вас есть, то порядок такой.
Создается комиссия и составляет акт с указанием ошибки (и является ли она счетной).
Работник уведомляется о предстоящем удержании (в любом случае удержать можно не более 20% от зарплаты).
Составляется приказ об удержании.

Ну, а бухгалтеру в этом случае придется откорректировать всю отчетность по заработной плате, в том числе по НДФЛ, причем с возвратом НДФЛ тоже могут возникнуть определенные сложности.